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5 passos para alcançar o Inbox Zero
A maioria de nós gasta mais horas todos os dias no e-mail do que pensamos. Eu gasto menos de 10 minutos por dia. Como? Eu só toco cada e-mail uma vez. Nesse vídeo eu vou te ensinar meu sistema
É MAIS SIMPLES MANTER UMA INBOX VAZIO DO QUE UMA CAIXA LOTADA DE EMAILS NÃO LIDOS. VEJA COMO É SIMPLES COM ESSES 5 PASSOS
PASSO 01
Comece pelo óbvio
⬜️ Cancele a assinatura de todos os boletins informativos, notificações lista e lista de transmissão que não é absolutamente essencial. Use um serviço como o Unroll.me, se necessário.

⬜️ Centralize todas as suas contas de e-mail para o Gmail ou qualquer serviço que você tenha que usar para o trabalho.
⬜️ Use Mailstrom para excluir em lote centenas (ou milhares) de e-mails sem importância por vez, e em seguida, mova todos os e-mails restantes da sua caixa de entrada para uma pasta especialmente marcada.
PASSO 02
Reduza seu e-mail a sua função essencial
Sua principal função é capturar novas entradas. Pare de usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas, uma agenda, um armazenador de arquivos. Aqui está como criar um ambiente de e-mail simplificado:
⬜️ Desativar várias caixas de entrada: Configurações > Caixa de entrada >
defina o tipo de caixa de entrada como padrão> desmarque todas as categorias,
exceto a Principal

⬜️ Desligue o bate-papo: Configurações > guia Chat > defina Chat: para
Char desligado

⬜️ Desative todas as notificações: Configurações > Geral >
Notificações da área de trabalho: para desativar as notificações de e-mail

⬜️ Desative as funções “inteligente"
Estrelas: Configurações > Geral > definir Predefinições: para 1 estrela (que você não vai usar)
Indicadores de nível pessoal: Configurações > Geral > definir Indicadores de nível pessoal para nenhum indicador
Rótulos do sistema: Configurações > Rótulos > ocultar todo o sistema rótulos, exceto Enviados, Rascunhos, Todas as correspondências e (se você deseja) Spam
Categorias: Configurações > Marcadores > ocultar todas as categorias em lista de marcadores e lista de mensagens
Marcadores: Configurações > Marcadores > exclua todos os marcadores no fundo
Marcadores de importância: Configurações > Caixa de entrada > definir Marcadores de importância para nenhum marcador
Filtros: Configurações > guia Filtros e endereços bloqueados > excluir todos os filtros
PASSO 03
Configurar sistemas auxiliares
Cada e-mail pode ser gerenciado por um calendário digital, um gerenciador de tarefas, um aplicativo de referência e um aplicativo de leitura posterior.
⬜️ Baixe um aplicativo de calendário em todos os dispositivos e sincronize então qualquer evento, compromisso pode ir imediatamente no seu calendário. Pode utilizar o Google Calendar
⬜️ Baixe um gerenciador de tarefas como Todoist ou Things, ative o atalho “Adicionar tarefa” e pratique a criação de novas tarefas baseadas em e-mail.

⬜️ Baixe o Evernote (ou outro aplicativo de anotações como Notion) em todos os dispositivos. Adicione o e-mail “encaminhar para” endereço para seus contatos do Gmail. Agora você pode simplesmente encaminhar e-mails que você deseja manter seu aplicativo de anotações.

⬜️ Baixe um aplicativo Ler Depois, como Instapaper ou Readwise em todos os dispositivos, e pratique salvar o boletim informativo por e-mail nele.
PASSO 04
Configurar sistemas auxiliares
Desenvolva um fluxo de trabalho que permita tomar uma decisão assertiva sobre o que precisa ser feito sobre cada e-mail, enviando-o imediatamente para um lugar apropriado onde será tratado no momento certo.
Aqui estão três ações que você pode tomar para tornar isso mais fácil:
⬜️ Ative o avanço automático para mostrar o próximo e-mail em vez de sua caixa de entrada depois de excluir, arquivar ou silenciar uma conversa.
⬜️ Ative os atalhos de teclado: Configurações > Geral > Atalhos de teclado ativado
⬜️ Ative visualização de conversa: Configurações >Geral > Visualização de conversa ativada
PASSO 05
Praticando a tomada de decisão
Finalmente, use todos os sistemas e ajustes de fluxo de trabalho a seu favor.
Ative o modo foco e limpe metodicamente sua caixa de entrada:
Siga a sequência: Abra o Gmail e comece com o e-mail mais antigo em sua caixa de entrada. Decida o que precisa ser feito e tome uma das seis ações possíveis:
Arquivar imediatamente
Responder e depois arquivar
Adicionar ao calendário e, em seguida, arquivar
Crie uma tarefa e, em seguida, arquive
Envie para o aplicativo de anotações e arquive
Envie para ler o aplicativo mais tarde e, em seguida, arquive
Espero que essas dicas sejam úteis para você ter uma maior controle sobre a sua caixa de entrada. Não consegui passar todos os detalhes sobre os processos em texto, talvez seja melhor gravar um vídeo com todos esses passos. O que acha?
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